De AVG en Evenementen
Waar er eerst nog redelijk wat paniek was in Evenementenland over de AVG, is het stof inmiddels neergedaald en blijkt het allemaal wel mee te vallen. Er kan nog steeds gefotografeerd worden op evenementen zonder dat je aan iedereen toestemming moet vragen, of nog erger, van iedereen een handtekening moet krijgen.
Daarnaast worden er nauwelijks bedrijven aangepakt door de Autoriteit Persoonsgevens (AP), dus het zal wel goed zijn zoals het gaat.
Dat is een misvatting die ik vaker hoor. De AP heeft het vooral druk met de overheid zelf en zijn chronisch onderbezet. De kans dat ze aan de deur van jouw organisatie komen staan is niet zo groot, maar als er geklaagd wordt, komen ze zeker een keertje praten.
Het is dus belangrijk dat het goed geregeld is om gedoe en negatieve publiciteit te voorkomen. Het is niet moeilijk en het is ook zeker niet kostbaar om er aan te voldoen, maar je moet het wel vastleggen! Ook als je het niet regelt!
De AVG voor Evenementen bestaat feitelijk uit 2 delen; de optredens en de organisatie die het Evenement organiseert en promoot.
De organisatie
Als organisatie sla je gegevens op van je bezoekers. Dit kunnen namen en adressen zijn voor het versturen van kaartjes, maar ook foto’s vallen hier onder. Bewaar jij de foto’s van je Evenement(en) op een AVG goedgekeurde manier? Wanneer je deze gegevens opslaat in Google Drive, Microsoft OneDrive, Dropbox, Amazon Drive, etc. kan ik je nu al vertellen, dat je zo goed als zeker niet voldoet aan de AVG. Maak jij gebruik van een van deze diensten en wil je weten wat het probleem is? Neem dan contact met mij op en leg je in een online overleg uit wat het probleem is.
Ook het opslaan op je eigen computer of server in een keurige mappen structuur is geen garantie op een AVG goedgekeurde werkwijze. Immers, hoe toon je aan dat je foto’s aan de AVG voldoen? Hoe kun je bij vragen van derden aangeven wat er wel en niet mag met een foto? Mag Social Media? Mag drukwerk?
Naast de AVG heb je als Poppodium ook te maken met de Auteurswet en Portretrecht. De kans dat dit geregeld is, is niet zo groot. Toch kan het je problemen opleveren als je hier niet over nagedacht hebt. Ook hiervoor zijn de oplossingen niet bijzonder complex, maar als organisatie moet je het wel regelen.
Optredens
In de hectiek van een festival, concert of optreden is de administratie vaak het eerste die sneuvelt. Hoe begrijpelijk dit ook is, kun je hier wel het verschil mee maken. De Evenementenbeeldbank zorgt er voor dat je voor je fotografie -voor zo ver mogelijk- automatisch wordt voorzien van de benodigde gegevens en dat deze gewaarborgd worden in de organisatie.
Hiermee krijg je niet alleen een professionele organisatie die werkt volgens de AVG, maar je kunt dit ook aantonen. Er zal nooit meer een twijfel zijn of je een foto wel of niet mag gebruiken voor het gekozen doel of niet. Net zo min als dat er achteraf gedoe van komt omdat je een foto gebruikt hebt, waar de geportretteerde het achteraf toch niet wilde. Dat zijn zaken die fors in de papieren kunnen lopen!
Klinkt het allemaal lastig?
Dat valt in de praktijk reuze mee. Met LOUDservices als partner, ben je super snel op de rit en als je weet hoe het moet, kun je zelf er mee verder. Belangrijk is een goede opzet en daarna is het een kwestie van bijhouden.
Goede, vast gelegde AVG-afspraken zijn in het belang van je organisatie, je medewerkers, je vrijwilligers, je publiek, je (huis)fotografen, je security en zelfs je artiesten!
Interesse in een advies op maat? Laat het mij weten en we zitten snel om tafel!
