De Evenementenbeeldbank voor Poppodia

Het grootste verschil met een evenement en een poppodium is de frequentie. Is een evenement een tot enkele keren per jaar, bij een poppodium zijn er wekelijks bandjes, voordrachten, etc. die vastgelegd worden door huisfotografen. Het aantal foto’s kan bij een poppodium in de vele duizenden lopen per jaar en daar moet je een goed systeem voor hebben om het overzicht te bewaren. Zoals je in het onderdeel  De AVG en Evenementen kunt lezen, hanteren veel poppodia een ‘goedkope’ en ‘makkelijke’ manier om hun foto’s op te slaan; ze gebruiken een cloudservices zoals Google Drive, etc. Als je dit netjes en gestructureerd doet, kun je een heel eind komen. Echter met deze manier van werken zijn een aantal problemen;

• Beveiliging is op zijn best matig geregeld.
• Rechtenbeheer is zo goed als niet aanwezig.
• Terugvinden van foto’s lukt alleen als je al precies weet wat je wilt hebben en dan moet je vaak ook nog een datum (bij benadering) weten.
• Afmetingen variëren en dus ook wat je er mee kunt.
• Foto’s zijn vaak al voorzien van een logo/watermerk.
• Hergebruik van foto’s is minimaal.

Zeker als je duizenden foto’s hebt, kan het lastig zijn  om de juiste foto te vinden. Door gebruik te maken van metadata zijn foto’s veel eenvoudiger terug te vinden en omdat je eenvoudig gerelateerde foto’s ziet en gemakkelijk kunt doorklikken op trefwoorden en categorieën, kun je binnen een paar minuten een selectie maken.

Voor een poppodium is de hectiek tijdens het optreden minder groot, omdat er minder vaak tijdens het evenement content online gezet wordt. Toch biedt ook dan de Evenementenbeeldbank een gedegen oplossing voor het goed en veilig opslaan van de foto’s.

Met behulp van de Evenementenbeeldbank bouw je dus een archief op van je Evenementen, waarbij alles op een centrale plek wordt opgeslagen. Het kwijt raken van foto’s is niet meer aan de orde, want er wordt dagelijks een back-up van de beeldbank gemaakt; zowel bij de server in Apeldoorn zelf als op de 2e locatie van het datacenter in Deventer.
Zelfs als er niemand meer bij je organisatie werkt die nog bij de Evenementenbeeldbank kan komen, kun je altijd contact opnemen met LOUDservices om weer toegang te krijgen.

Wij snappen dat de Evenementenbeeldbank, ondanks dat  (of juist doordat het) je veel tijd en zorgen bespaart, niet dagelijks op je netvlies staat. Ook hier is aan gedacht door LOUDservices. Support is namelijk gratis en weet je even niet meer precies hoe je moet uitsnijden, een album moet maken of hoe je iets anders kunt doen? Dan kun je bellen of mailen en je wordt snel en vriendelijk weer op weg geholpen!

Ben je benieuwd hoe het werkt? vraag een geheel vrijblijvende demo aan en laat je overtuigen!

De basis van deze oplossing is de beeldbank van MediaFiler uit Apeldoorn. Zij leveren beeldbanken niet alleen van de allerhoogste kwaliteit, maar ook de snelste in de markt. Bovendien voldoen ze als enige aan de eisen van de AVG, wat ook voor organisatoren van evenementen van belang is! Organisaties als banken, ziekenhuizen, retailers en diverse goede doelen gingen je al voor.

De Evenementenbeeldbank voor Evenementen

Fotografie op muziekevenementen is belangrijk voor de promotie van het evenement, maar er gaat vaak veel informatie verloren, doordat er medewerkers vertrekken, schijven niet meer leesbaar zijn, inlogcodes kwijtraken, etc.
Als marketing- en communicatieprofessional van een evenement, weet je als geen ander wat er allemaal gedaan moet worden om een foto vanuit de fotopit op Social Media te krijgen. En dan heb ik het nog niet eens over het terug kunnen vinden van de juiste foto’s om de verbinding met je (potentiële) bezoekers voor volgende versies van het evenement te onderhouden!

Tijdens het evenement

De WiFi verbinding op een evenement is over het algemeen al zwaar belast en zowel de fotografen, (PR-) medewerkers als artiesten moeten via deze WiFi verbinding hun data versturen. Cloud diensten als Dropbox, OneDrive, etc. zijn een goed alternatief voor het mailen van de foto’s naar elkaar, maar ook deze clouddiensten zijn niet gericht op de specifieke dynamiek van een muziekevenement en missen vaak de handigheden die de Evenementenbeeldbank wél heeft.
Het begint dus al met het slim nadenken over het beperken van het internetverkeer voor het uitwisselen en verwerken van foto’s. Dit internetverkeer moet zo laag mogelijk worden gehouden.
De Evenementenbeeldbank is speciaal gebouwd voor hoge prestaties, bij minimaal bandbreedte gebruik. Dus geen eindeloos up- en downloaden van grote foto’s, maar alleen dat wat nodig is.

Wanneer de foto’s in de Evenementenbeeldbank zitten, heb je een perfect overzicht van de beschikbare foto’s en kun je door het toepassen van filters je focussen op wat belangrijk is.
In de Evenementenbeeldbank kan ook gezocht worden op de informatie die de fotografen meegeven aan de foto’s. Zij worden hierbij geholpen door de instructiekaart die zij ontvangen bij hun aanmelding.
Ook wordt er op de achtergrond al een deel van de AVG informatie toegevoegd, waardoor je dat ook al in de basis goed voor elkaar hebt.

De meeste tijd zul je besparen met het uitknippen van de foto’s voor de verschillende social media kanalen en het plaatsen van het logo van het evenement. Als je eenmaal de foto gekozen hebt die je wilt gebruiken, duurt het nog geen minuut voor je de foto’s voor Instagram, Twitter en Facebook in het exacte formaat hebt uitgesneden die je de meeste autonome groei op social media oplevert. Uiteraard met het logo elke keer op de exact dezelfde plek, waardoor het ook nog eens professioneel overkomt en ook een rustiger beeld geeft.

De rest van het jaar

Alle foto’s blijven beschikbaar in je Evenementenbeeldbank en zijn 24 uur per dag, 7 dagen in de week, 365 dagen per jaar voor jou toegankelijk. Je kunt de informatie van de foto’s (metadata) aanvullen, maar als je er voor gekozen hebt om lage(re) resoluties op te slaan in de Evenementenbeeldbank, dan kun ook enkele foto’s vervangen door de hogere resolutie versies, als je daar een poster of banner van wil maken. Je raakt dan geen informatie kwijt. Ook kun je de rest van het jaar gebruiken om historisch materiaal toe te voegen aan de Evenementenbeeldbank en zo je archief compleet te maken.

Met behulp van de Evenementenbeeldbank bouw je dus een archief op van je Evenementen, waarbij alles op een centrale plek wordt opgeslagen. Het kwijt raken van foto’s is niet meer aan de orde, want er wordt dagelijks een back-up van de beeldbank gemaakt; zowel bij de server in Apeldoorn zelf als op de 2e locatie van het datacenter in Deventer.
Zelfs als er niemand meer bij je organisatie werkt die nog bij de Evenementenbeeldbank kan komen, kun je altijd contact opnemen met LOUDservices om weer toegang te krijgen.

Wij snappen dat de Evenementenbeeldbank, ondanks dat  (of juist doordat het) je veel tijd en zorgen bespaart, niet dagelijks op je netvlies staat. Ook hier is aan gedacht door LOUDservices. Support is namelijk gratis en weet je even niet meer precies hoe je moet uitsnijden, een album moet maken of hoe je iets anders kunt doen? Dan kun je bellen of mailen en je wordt snel en vriendelijk weer op weg geholpen!

Ben je benieuwd hoe het werkt? vraag een geheel vrijblijvende demo aan en laat je overtuigen!

De basis van deze oplossing is de beeldbank van MediaFiler uit Apeldoorn. Zij leveren beeldbanken niet alleen van de allerhoogste kwaliteit, maar ook de snelste in de markt. Bovendien voldoen ze als enige aan de eisen van de AVG, wat ook voor organisatoren van evenementen van belang is! Organisaties als banken, ziekenhuizen, retailers en diverse goede doelen gingen je al voor.

Evenementenfotografie

© Kick verhagen

Professionele fotograaf met ruime ervaring op evenementen

Ik fotografeer sinds 1982 concerten en evenementen, die variëren van pop, levenslied, singer-songwriter, rock, ska, jazz, hip-hop tot metal. Elke artiest leg ik vast op een wijze die past bij hun presentatie en uitstraling en hou rekening met de wensen van de organisatie en de artiest.

© JRobert Germeraad

Bij moderne (lees: digitale) tijden horen nieuwe werkwijzen en deze hanteer ik uiteraard ook. Foto’s worden vrijwel altijd binnen een week na het evenement voorgeselecteerd en bewerkt aangeleverd via mijn beeldbank, waardoor je de garantie hebt op een correcte levering. Bovendien kun je altijd je foto’s opnieuw downloaden als je ze zelf niet meer hebt.
Wanneer je een beeldbank bij mij afneemt, lever ik de foto’s uiteraard in jouw eigen omgeving op!

Je krijgt altijd de hoogste resolutie die beschikbaar is en je mag de foto’s onbeperkt gebruiken en bewerken.

Klinkt dat goed? dan nodig ik je uit om naar mijn portfolio website te gaan om je verder te overtuigen. De homepage is mijn portfolio. Klik op de wereldbol rechtsboven voor de rest van de website.

Ben je benieuwd naar de mogelijkheden? Neem dan contact op!

© Erwin Jonkman

De AVG en Evenementen

Waar er eerst nog redelijk wat paniek was in Evenementenland over de AVG, is het stof inmiddels neergedaald en blijkt het allemaal wel mee te vallen. Er kan nog steeds gefotografeerd worden op evenementen zonder dat je aan iedereen toestemming moet vragen, of nog erger, van iedereen een handtekening moet krijgen.
Daarnaast worden er nauwelijks bedrijven aangepakt door de Autoriteit Persoonsgevens (AP), dus het zal wel goed zijn zoals het gaat.

Dat is een misvatting die ik vaker hoor. De AP heeft het vooral druk met de overheid zelf en zijn chronisch onderbezet. De kans dat ze aan de deur van jouw organisatie komen staan is niet zo groot, maar als er geklaagd wordt, komen ze zeker een keertje praten.

Het is dus belangrijk dat het goed geregeld is om gedoe en negatieve publiciteit te voorkomen. Het is niet moeilijk en het is ook zeker niet kostbaar om er aan te voldoen, maar je moet het wel vastleggen! Ook als je het niet regelt!

De AVG voor Evenementen bestaat feitelijk uit 2 delen; de optredens en de organisatie die het Evenement organiseert en promoot.

De organisatie

Als organisatie sla je gegevens op van je bezoekers. Dit kunnen namen en adressen zijn voor het versturen van kaartjes, maar ook foto’s vallen hier onder. Bewaar jij de foto’s van je Evenement(en) op een AVG goedgekeurde manier? Wanneer je deze gegevens opslaat in Google Drive, Microsoft OneDrive, Dropbox, Amazon Drive, etc. kan ik je nu al vertellen, dat je zo goed als zeker niet voldoet aan de AVG. Maak jij gebruik van een van deze diensten en wil je weten wat het probleem is? Neem dan contact met mij op en leg je in een online overleg uit wat het probleem is.

Ook het opslaan op je eigen computer of server in een keurige mappen structuur is geen garantie op een AVG goedgekeurde werkwijze. Immers, hoe toon je aan dat je foto’s aan de AVG voldoen? Hoe kun je bij vragen van derden aangeven wat er wel en niet mag met een foto? Mag Social Media? Mag drukwerk?

Naast de AVG heb je als Poppodium ook te maken met de Auteurswet en Portretrecht. De kans dat dit geregeld is, is niet zo groot. Toch kan het je problemen opleveren als je hier niet over nagedacht hebt. Ook hiervoor zijn de oplossingen niet bijzonder complex, maar als organisatie moet je het wel regelen.

Optredens

In de hectiek van een festival, concert of optreden is de administratie vaak het eerste die sneuvelt. Hoe begrijpelijk dit ook is, kun je hier wel het verschil mee maken. De Evenementenbeeldbank zorgt er voor dat je voor je fotografie -voor zo ver mogelijk- automatisch wordt voorzien van de benodigde gegevens en dat deze gewaarborgd worden in de organisatie.

Hiermee krijg je niet alleen een professionele organisatie die werkt volgens de AVG, maar je kunt dit ook aantonen. Er zal nooit meer een twijfel zijn of je een foto wel of niet mag gebruiken voor het gekozen doel of niet. Net zo min als dat er achteraf gedoe van komt omdat je een foto gebruikt hebt, waar de geportretteerde het achteraf toch niet wilde. Dat zijn zaken die fors in de papieren kunnen lopen!

Klinkt het allemaal lastig?
Dat valt in de praktijk reuze mee. Met LOUDservices als partner, ben je super snel op de rit en als je weet hoe het moet, kun je zelf er mee verder. Belangrijk is een goede opzet en daarna is het een kwestie van bijhouden.

Goede, vast gelegde AVG-afspraken zijn in het belang van je organisatie, je medewerkers, je vrijwilligers, je publiek, je (huis)fotografen, je security en zelfs je artiesten!

Interesse in een advies op maat? Laat het mij weten en we zitten snel om tafel!

3 songs / no flash!

Bij menig concert en festival is deze obligate kreet veelal te zien op een A4 geprint bij de ingang van de fotopit in meerdere schrijf-, spellings- en tekstvariaties. De meeste fotografen hebben het fatsoen en respect om zich aan de geschreven en ongeschreven regels te houden, maar zo eenvoudig ligt het niet altijd. Immers: wat zijn de regels precies? Wie bepaalt wat 3 liedjes zijn? Telt een intro mee als nummer? Is een IR afstandmeter een flits of niet? en wat zijn eigenlijk die ongeschreven regels?

Ga jij ter plekke in discussie, of laat je het over aan de security die het meestal ook niet weet, of wil je het gewoon vooraf goed geregeld hebben?

Waarom zou je geen heldere afspraken maken met alle betrokkenen; fotografen, organisatie én security? Dan is het voor iedereen duidelijk wat er kan en mag en kun je elkaar helpen, maar ook elkaar erop aanspreken. Ook ben je dan in staat om op te treden, zonder dat er discussie ontstaat; het is immers helder.
3 songs / no flash! alleen voldoet dus niet meer om een fotopit gevuld met fotografen, security, “vangers” en crowdsurfers in het gareel te houden.

Ook wanneer er geen fotopit is, maar de fotografen tussen het publiek staan is het belangrijk om goede afspraken te maken. Je wil natuurlijk niet dat een fotograaf vanaf het eerste tot het laatste nummer middenvoor het podium staat; zeker niet als het nota bene je huisfotograaf is.

Afspraken maak je niet alleen met de fotografen, maar met alle betrokkenen. Op die manier maak je het ook nog eens veiliger voor het podium. Wanneer je aanvullende afspraken maakt, kunnen deze vaak ook nog eens voorkomen dat er professionele, illegale opnamen gemaakt worden wat wellicht reputatieschade en zelfs schadeclaims voor je organisatie tot gevolg kan hebben.

Interesse in een goed georganiseerde fotopit en een helder fotobeleid? Neem contact op en ik licht het je graag toe!

Ook voor eenmalige evenementen kan LOUDservices een rol van betekenis spelen. Denk bijvoorbeeld aan de opnames van een live album, opnames voor een DVD van een concert, bijzondere gastoptredens, eenmalige reünie van een band,etc.
Vanwege de unieke setting of aanleiding wil je dit evenement graag zo gevarieerd mogelijk vastgelegd hebben en wat is beter dan alle aanwezige fotografen te vragen foto’s aan te leveren?

Met de Evenementenbeeldbank van LOUDservices kunnen de foto’s van de aanwezige fotografen op een centrale locatie verzameld worden, zodat jij ze later kunt uitzoeken en in overleg met de fotograaf kunt gebruiken.

Heb je plannen voor een uniek evenement en wil je graag zo veel mogelijk van de fotografie van die avond tot je beschikking hebben voor het artwork, booklet, sleeves, etc.?
Laten we dan eens kijken wat de mogelijkheden voor jou zijn!

Het label LOUDservices heb ik bedacht, om beter te kunnen aansluiten bij de behoefte in de markt van de evenementenorganisatoren op het gebied van fotografie. Met mijn bedrijf  vkPMA lever ik diensten op het gebied van (media) IT projecten en sinds ik het label DAMsupport heb opgericht, is mijn werk meer en meer gaan verschuiven naar het leveren van foto-opslagsystemen.

Inmiddels heb ik ruim 25 jaar ervaring met beeldverwerkende systemen en sinds een paar jaar ben ik bezig om mijn ervaringen om te zetten in een bruikbaar product voor muziekevenementen, waar ik al jaren fotografeer.
De uitdaging zat er vooral in, dat het zowel de hectische werkelijkheid van een concert of festival aan moest kunnen, als de gedegen centrale opslag en eenvoudige toegankelijkheid voor de rest van het jaar.

Door mijn ervaring met beeldbank-leveranciers via mijn andere label DAMsupport, heb ik mijn voorstel besproken met MediaFiler en zij zagen dit plan wel zitten. Samen met hen ben ik gaan bouwen en in 2019 heb ik het eerste prototype kunnen laten zien aan enkele organisatoren van evenementen. Aan de hand van de gesprekken met organisatoren van evenementen, heb ik het product verder vervolmaakt en de introductie stond gepland voor het vroege voorjaar van 2020; voor het festivalseizoen zou beginnen.
Dit liep anders vanwege de corona uitbraak en moest ik het anders aanpakken.

Ik leg je dan in ongeveer een half uurtje uit hoe het werkt en je kunt zelf zien hoeveel tijd het je gaat schelen; niet alleen tijdens festivals, maar vooral de rest van het jaar! Neem hier contact met mij op!